O setor de compras de uma empresa é uma das partes mais críticas dela. A complexidade, a depender do tamanho da instituição, pode ser muito grande e tornar aquisições verdadeiros desafios.
Por exemplo: como saber qual é a melhor opção de uma determinada ferramenta e/ou serviço? E como saber se o preço que está sendo cobrado de fato é competitivo no mercado, para não acabar pagando a mais?
Pensando em resolver os desafios relacionados às compras de uma instituição, nasceu o e-procurement. Esta ferramenta nasceu com o intuito de tornar o que antes, manualmente, era extremamente complexo, em processos simples, se integrados a um sistema que se beneficia da tecnologia e ambiente virtual.
Quer entender melhor o que é e-procurement, exemplos de ferramentas e como elas funcionam? Então continue a ler este artigo.
O que é e-procurement?
O e-procurement é um sistema utilizado especialmente para compras e vendas de serviços especializados feita especialmente em comercialização de produtos e serviços B2B.
Ou seja, traçando um paralelo com algo mais cotidiano, ele possui certa semelhança com um e-commerce, mas mais especializado e que conta com profissionais qualificados na outra ponta.
Em suma, trata-se de um sistema que potencializa operações logísticas, sendo importante para facilitar, automatizar, padronizar e controlar os processos de compra.
Por meio do e-procurement, você consegue fazer uma pesquisa do preço de certos produtos ou serviços, entrar em contato com potenciais fornecedores qualificados e, inclusive, realizar negociações e até leilões.
Assim, este sistema é comumente associado a uma maior eficácia no processo de venda, aquisição, distribuição e, em suma, em toda a parte logística de uma empresa.
Entenda mais sobre o que é e-procurement e como adotá-lo na sua empresa
Para que serve e como funciona o e-procurement?
Os softwares e/ou sistemas de e-procurement funcionam de maneira a conectar usuários registrados e qualificados que desejam adquirir e/ou vender algum produto ou serviço.
De maneira geral, são utilizados para automatizar e aumentar a eficácia de todo o processo de compra de uma empresa, além de trazerem a centralização de dados valiosos para gerentes e o time financeiro.
É comum surgir a dúvida de qual seria a diferença entre outras plataformas, como e-commerces, e o e-procurement. De maneira geral, a principal diferença se encontra na disponibilidade de serviços e/ou produtos que são difíceis de encontrar em plataformas normais, seja pelo seu nível de especificidade, seja pelo nível necessário de qualificação para executar o serviço ou até mesmo pelo valor das operações.
Ainda, torna-se mais fácil entender a diferença ao pensar que há no e-procurement uma solução também para parte da gestão financeira da empresa, como num sistema de ERP (sistema integrado de gestão empresarial), estrutura está mais complexa do que as que existem na maioria dos e-commerces de hoje.
Os softwares de e-procurement, ainda, possuem estruturas que ajudam em todo o processo de compras, incluindo a parte de pagamento (checkout). Esses sistemas completos tornam processos antes complexos mais práticos e simples, conectando diferentes setores e provendo maior segurança nos processos.
Atualmente, os e-procurements possibilitam que negócios de todos os tamanhos e receitas possam ter acesso a uma logística de ponta e maior simplicidade – e por vezes menor custo – em suas negociações.
Quais são os exemplos de e-procurement?
Engana-se quem pensa que os softwares de e-procurement são todos iguais. Por se tratar de uma área na qual há grande complexidade e possibilidades de melhoria de processo, há três tipos de e-procurement principais. São eles:
Enterprise Resource Planning (ERP)
Os famosos ERPs (Enterprise Resource Planning) fazem parte do que consideramos e-procurement. São sistemas que ajudam no planejamento de recursos de uma empresa, como o próprio nome sugere.
Assim, com esses sistemas, é possível centralizar informações de suma importância sobre uma instituição, servindo como base para tomada de decisão e análise de desempenho com dados realísticos de uma empresa.
Aqui são integrados dados de diversas áreas e departamentos, agindo como uma espécie de “catálogo” ou até mesmo “banco de dados” para uma empresa, mas com uma facilidade muito maior de visualizar esses dados.
Quando falamos do processo de compra e venda, o ERP pode gerar agendamento dessas operações, além de centralizar dados históricos sobre elas.
Exemplos e-procurement populares de ERPs:
- Nomus
- Totvs
- SAP
- Oracle
- Senior
- Conta Azul ERP
- Linx
E-sourcing ou leilão reverso
Aqui os sistemas atuam de maneira a conectar fornecedores a potenciais compradores. Os fornecedores em questão dão lances a fim de atrair os compradores, que possuem acesso a diversas ofertas de diferentes empresas para um mesmo serviço.
Desta forma, é possível realizar um trabalho mais minucioso em pesquisar preços e as melhores condições antes de sair contratando um serviço.
Aqui há de fato vantagens muito claras como a possibilidade de procurar por preços mais competitivos, avaliar os fornecedores com maior clareza, redução de tempo para procurar serviços e produtos, além de reduzir os riscos das operações no final do dia.
Veja qual a diferença de sourcing e procurement dentro de uma empresa.
E-informing
O e-informing, na prática, funciona como um grande banco de dados de fornecedores. Nestes sistemas, há informações de vendedores e compradores, como, por exemplo, de preço, características e especificações de certos produtos e serviços.
Assim como os outros tipos de e-procurement, esses sistemas ajudam no barateamento e facilitação do acesso à informação com maior nível de assertividade. Além, é claro, de ajudar o usuário na outra ponta a economizar bastante tempo de pesquisa por compras que por vezes são de alta complexidade.
Trata-se de uma maneira mais simples de obter certas informações do que pesquisar no Google e/ou do que tentar manipular diversos bancos de dados.